Wat achter de schermen goed geregeld is, merk je elke werkdag.

Een contract dat klopt. Een helder antwoord wanneer je een vraag hebt. Een fijne eerste werkdag en een salaris waar je op kunt rekenen. Juist die dingen bepalen hoe mensen hun werk ervaren.

We zoeken een People & Culture Operations Advisor die oog voor detail combineert met een warme, praktische aanpak. Je vindt het belangrijk dat zaken goed geregeld zijn, begrijpt wat collega’s nodig hebben en vraagt je af: hoe kunnen we dit beter doen? Van onze boutiques tot ons hoofdkantoor in Amsterdam maak je iedere dag het verschil.

Over Marie-Stella-Maris

Marie-Stella-Maris is een Amsterdams lifestyle- en beautymerk waar design, bewust leven en sociale impact samenkomen. We creëren hoogwaardige home- en bodycare-essentials die dagelijkse routines verrijken en tegelijkertijd bijdragen aan een groter doel. Met onze producten en initiatieven dragen we wereldwijd bij aan projecten voor schoon drinkwater.

Gedreven door creativiteit, maatschappelijke verantwoordelijkheid en ondernemerschap blijven we doelgericht vooruitgaan. Met oog voor detail en een verfijnde uitvoering zijn we toegewijd aan het maken van positieve impact met alles wat we creëren.

De functie

Je zorgt ervoor dat onze dagelijkse People & Culture-werkzaamheden nauwkeurig en op tijd worden uitgevoerd. Contracten, personeelsgegevens, de voorbereiding van de salarisadministratie, onboarding en praktisch advies: het hoort allemaal bij jouw werk. Je ziet het resultaat iedere dag terug: een nieuwe collega die goed voorbereid begint, een Boutique Manager die verder kan en een vraag van een medewerker die zorgvuldig is opgelost.

Terwijl de organisatie groeit, breng jij structuur aan en help je onze P&C-processen verbeteren en automatiseren. Sommige processen staan al goed, andere bouwen we nog op. Je richt je vooral op Nederland, maar krijgt ook de kans om samen met lokale specialisten kennis op te doen over arbeidspraktijken in andere landen.

Je rapporteert aan de People & Culture Director Operations & Advice en werkt nauw samen met collega’s van Recruitment, Learning & Development, Workplace en Business Partnering. Ook heb je regelmatig contact met Finance, onze salarispartners en managers van het hoofdkantoor en de boutiques.

Jouw verantwoordelijkheden

Een vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s en managers

• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en managers in onze boutiques en op het hoofdkantoor. Je geeft heldere, praktische antwoorden op vragen over contracten, arbeidsvoorwaarden, verlof en P&C-processen en volgt vragen op tot ze zijn opgelost.

• Je helpt (Boutique) Managers bij dagelijkse vragen over medewerkers. Je pakt deze zelfstandig op en schakelt je leidinggevende in wanneer specialistisch advies nodig is.

• Je laat onze cultuur terugkomen in de manier waarop je collega’s helpt: met aandacht, duidelijkheid en door afspraken na te komen.

Zorgen dat de basis klopt

• Je coördineert de personeelsadministratie van indiensttreding tot vertrek, waaronder contracten, wijzigingen, correspondentie en volledige, correcte personeelsdossiers.

• Je houdt onze P&C-systemen actueel, controleert gegevens zorgvuldig en gaat discreet om met persoonsgegevens. Ook zorg je voor duidelijke en consistente documenten, templates en praktische informatie.

• Je bereidt de gegevens voor de salarisadministratie voor en controleert deze, waaronder wijzigingen in dienstverband, uren, verlof en declaraties. Je controleert de salarisverwerking en zoekt afwijkingen uit met de betrokken collega’s en partners.

• Je coördineert de verzuimadministratie en opvolging, bewaakt termijnen en werkt samen met medewerkers, managers en onze arbodienst.

De employee journey soepel laten verlopen

• Zodra een kandidaat is aangenomen, neem je het stokje over van Recruitment. Je regelt de contracten, informatie en praktische voorbereidingen voor de eerste werkdag.

• Je werkt samen met Learning & Development, Workplace en managers om nieuwe collega’s een goed georganiseerde en prettige start te geven.

• Ook bij wijzigingen en vertrek zorg je voor een zorgvuldige afhandeling, zodat iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer.

Onze manier van werken verbeteren

• Je signaleert terugkerende vragen, fouten en ontbrekende informatie. Met data en rapportages onderzoek je de oorzaken, bepaal je wat aandacht nodig heeft en stel je verbeteringen voor.

• Je kijkt verder dan één taak en denkt na over wat veranderingen betekenen voor systemen, salarisadministratie, managers en medewerkers.

• Je vereenvoudigt, documenteert en automatiseert processen. Daarbij gebruik je digitale tools en AI zorgvuldig, met aandacht voor persoonsgegevens. Je test nieuwe werkwijzen met collega’s en past ze aan op basis van hun ervaringen.

Wat breng je mee?

Je bent zorgvuldig en betrouwbaar, met oog voor detail. Je stelt vragen als iets niet klopt en komt je afspraken na. Voor collega’s en managers ben je een toegankelijke gesprekspartner die helder en praktisch meedenkt. Ook als prioriteiten verschuiven, blijf je rustig en weet je wanneer je anderen moet betrekken. Je haalt voldoening uit nauwkeurig werk én uit verbeteringen die iedereen tijd besparen.

We zoeken iemand met:

• Twee tot drie jaar relevante ervaring in People Operations, P&C-ondersteuning of een brede operationele adviesrol.

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een achtergrond in Human Resource Management of een vergelijkbaar vakgebied.

• Praktische kennis van het Nederlandse arbeidsrecht en verzuimprocessen, waaronder de Wet verbetering poortwachter. Kennis van de cao Retail Non-Food is een plus.

• Ervaring met de voorbereiding van de salarisadministratie, personeelsadministratie en P&C-systemen.

• Sterke organisatorische en analytische vaardigheden en ervaring met Excel en personeelsgegevens.

• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.

Ervaring in retail of een groeiende organisatie is welkom. Bovenal wil je betrouwbaar werk leveren en actief meebouwen aan wat er komen gaat.

Wat bieden we jou?

Een functie waarin jouw bijdrage zichtbaar is en wordt gewaardeerd. Je bouwt relaties op binnen de organisatie, verdiept je expertise en helpt een groeiende P&C-afdeling vorm te geven. Je krijgt ruimte om ideeën in te brengen, van collega’s te leren en gaandeweg meer verantwoordelijkheid te nemen.

Naast een marktconform salaris bieden we:

• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband en vrij op je verjaardag

• 2 extra dagen voor maatschappelijke betrokkenheid

• De mogelijkheid om op workcation te gaan

• Een pensioenbijdrage

• 20% korting op Marie-Stella-Maris producten

• Refillproducten beschikbaar op kantoor en in onze boutiques

• Een reiskostenvergoeding

• Een gezonde lunch op kantoor

• Een laptop en telefoon

Interesse?

We horen graag van je. Solliciteer via de sollicitatieknop met je cv en een korte introductie waarin je vertelt waarom deze functie jouw volgende stap is.

We verwelkomen mensen met verschillende achtergronden, ervaringen en perspectieven. Herken jij jezelf in deze rol? Dan moedigen we je aan om te solliciteren.

Vragen? Neem contact op via Careers@Marie-Stella-Maris.com.